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domingo, 6 de junio de 2010

AUTORIDAD, PODER, EMPOWERMENT

¿Qué tipo de autoridad existe en una estructura organizacional?
¿Cuánta autoridad se debe delegar?


Estas preguntas nos llevan a introducirnos en conceptos como la descentralización de la autoridad, que hacen posible que cada departamento funcione en forma fluida, operativa y autónoma, en línea con los objetivos de la empresa.
En cuánto a la diferencia conceptual entre autoridad y poder, el segundo es más amplio y es la capacidad que tiene un individuo o un grupo de personas de influir en las opiniones o acciones de otros y de generar y convocar la respuesta, acciones o hechos buscados.
Autoridad, es un tipo de poder, en el marco de una organización. Es el derecho que tiene quien ocupa un puesto a tomar decisiones discrecionalmente, que afectan a otras personas.
Al hablar de autoridad en el marco de una organización, nos referimos a un tipo de poder legitimado por ocupar determinado puesto de trabajo. La experiencia y los conjuntos de saberes y conocimientos otorgan el poder de ser un referente en el área en la que una persona se desenvuelve.

Empowerment

Definido como la capacidad que tiene una persona o equipo de trabajo de tomar decisiones sin requerir la autorización de sus superiores. Su traducción universalmente aceptada es la de “delegación efectiva”, que a su vez implica que quien toma una decisión asuma las consecuencias de los efectos de la misma.
La oportunidad de desarrollar e implementar en las organizaciones una cultura de trabajo que estimule la autonomía y la responsabilidad en la toma de decisiones, viene dada por un contexto económico global, regional y local muy competitivo, que exige respuestas rápidas y efectivas hacia clientes y proveedores, y por una fuerza de trabajo cada más y mejor preparada.
Al darles a los empleados la oportunidad de involucrarse activamente, participar del proceso de la toma de decisiones, generamos un clima organizacional que estimula el sentido de pertenencia, auto-realización y mayor auto estima.
Una etapa previa e imprescindible para que esto suceda es que esta filosofía de trabajo sea aceptada por todos. Que se trabaje en la consolidación de vínculos avalados por la confianza recíproca, que los canales de comunicación sean fluidos y generosos, al fin de evitar supuestos y malos entendidos.

Autoridad funcional

Este tipo de Delegación de autoridad es (…) el derecho que se delega a un individuo o departamento para controlar procesos, prácticas o políticas específicas u otros asuntos relativos a las actividades que emprenden miembros de otros departamentos (…) En una frase se puede definir como una pequeña parte de la autoridad de un superior de línea.
La autoridad que delega, el presidente de una compañía, “recae” sobre el especialista de Staff o un administrador de otro departamento; profundizando podemos agregar que el Presidente tiene autoridad funcional y la delega a sus asesores o Ejecutivos de Staff, es decir que el Presidente delega el derecho a proponer alternativas de decisión directamente a los órganos de línea. Un ejemplo para entender la autoridad funcional: una COORDINADORA DE MARKETING (especialista en el área) posee una autoridad especializada la que recibe como Delegación de su superior: GERENTE DE MARKETING.
De esta manera debemos tener muy en cuenta, que los STAFF son un punto clave en la organización, son los ASESORES. Los Staff son especialistas que poseen conocimientos, constituyendo la base de los controles funcionales; son beneficiosos para la organización y contribuyen al ÉXITO, efectividad y asesoría en los problemas complejos de la organización.

DESCENTRALIZACION y CENTRALIZACION

La descentralización es la tendencia a distribuir la autoridad de toma de decisiones en una estructura organizada, se trata de una filosofía y “es mas que Delegar”. Hay que tener especial cuidado con la selección de decisiones que se van a desplazar a niveles inferiores, ya que de esto depende el cumplimiento de objetivos de la organización, por eso es imprescindible contar con la aplicación e implementación de políticas, y entre otros, la capacitación de todo el personal de la compañía. Al no delegar, se centraliza. La Centralización, se puede unir al concepto de UNIDAD DE MANDO, donde la autoridad de las actividades sólo se ejercería por los superiores de línea.

DELEGACIÓN DE AUTORIDAD

¿Qué es la delegación de autoridad?
Se ha demostrado que muchos administradores fracasan a causa de una deficiente delegación de autoridad. La delegación es indispensable para que una organización pueda existir. Por ejemplo: nadie en una empresa puede encargarse solo de realizar todas las tareas que fueran necesarias, entonces tampoco es posible que en una empresa, a medida que va creciendo toda la autoridad en la toma de decisiones este a cargo de una sola persona.
Existe un límite al número de personas que los administradores pueden supervisar eficazmente y de las cuales pueden tomar decisiones, el número exacto dependerá de ciertos factores, entre ellos: las cualidades personales del administrador (ágil, facilidad de trato con la gente, capacidad de demandar lealtad y respeto, ser competente y debidamente capacitado). Cuando se supera ese límite, la autoridad debe delegarse a los subordinados, quienes ahora tendrán que tomar decisiones en el área de los deberes que se les han asignado.
En el proceso de delegación hay ciertos principios a seguir:
1-DETERMINAR LOS RESULTADOS ESPERADOS DE UN PUESTO.
2-ASIGNAR LAS TAREAS DE ESE PUESTO.
3-DELEGAR AUTORIDAD PARA EL CUMPLIMIENTO DE ESAS TAREAS.
4-RESPONSABILIZAR A LA PERSONA QUE OCUPA EL PUESTO EN EL CUMPLIMIENTO DE LAS TAREAS

La responsabilidad del superior no puede delegarse, pero el jefe debe hacer responsables a los subordinados en el cumplimiento de las tareas que se les han encomendado. Hay que tener en cuenta que el administrador que delega autoridad no se deshace de ella para siempre, dicha autoridad puede recuperarse en cualquier momento.
Autoridad fragmentada
Esta existe cuando no se puede resolver un problema o tomar una decisión sin que intervenga la autoridad de dos o más administradores. Ellos tendrán que combinar su autoridad para la toma de una decisión, pero la autoridad de cada uno de ellos será “fragmentada”. En las operaciones diarias de una empresa se dan numerosas situaciones de autoridad fragmentada, que para tomar una decisión obliga a la realización de varias reuniones Administrativas. Para resolver este problema se puede remitir la decisión a los niveles superiores hasta que llegue a manos de una persona con la autoridad suficiente para tomar la decisión unilateralmente.

EL ARTE DE LA DELEGACIÓN DE AUTORIDAD

Resulta ineficaz, en muchos casos la delegación de autoridad porque los administradores se resisten a aplicarla. Se ha detectado entre las causas de las fallas administrativas la deficiente práctica de la delegación. El motivo de esto tiene que ver en gran medida con las actitudes personales frente a la delegación de autoridad.
A pesar de que el organigrama de una organización y la descripción de metas y deberes contribuyen a la eficaz aplicación de la delegación de autoridad y además de que los principios de la delegación ofrecen la base necesaria para proceder, ciertas actitudes personales no lo permiten.
Las actitudes personales pueden ser:
1-RECEPTIVIDAD: Es la disposición a conceder que otras personas pongan en práctica sus ideas. El administrador que sabe delegar debe ser capaz de aceptar de buen grado las ideas de los demás, colaborar con ellos y elogiar su inventiva.
2-DISPOSICIÓN A CEDER: Un administrador debe estar dispuesto a ceder a sus subordinados el derecho a tomar decisiones. Uno de los errores más graves de los administradores que ascienden en la jerarquía Ejecutiva es la costumbre de seguir tomando decisiones que corresponden a puestos que ya no les pertenecen y no se dan cuenta de que de esa forma, restan tiempo y atención a decisiones mucho más importantes.
3-DISPOSICIÓN A PERMITIR QUE LOS DEMÁS COMETAN ERRORES: La persistente supervisión del personal para garantizar que nunca se cometan errores, vuelve imposible la verdadera delegación de autoridad, ya que todos cometemos errores, se debe permitir que los cometan y su costo debe considerarse una inversión en su desarrollo personal.
4-DISPOSICIÓN A CONFIAR EN LOS SUBORDINADOS: Los superiores no tienen otra opción que confiar en sus subordinados, ya que la delegación de autoridad implica una actitud de confianza entre unos y otros. En algunos casos los jefes prefieren desconfiar de sus subordinados, cuando en realidad se niegan a ceder porque temen que el éxito de éstos, les quite mérito a ellos o porque ignoran el adecuado control para asegurar el correcto empleo de la autoridad.
5-DISPOSICIÓN A ESTABLECER Y APLICAR CONTROLES AMPLIOS: Los superiores se deben asegurar de que se hace uso efectivo de la autoridad que delegaron en apoyo a las metas y planes de la empresa o departamento.

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