AUTORIDAD, PODER, EMPOWERMENT

¿Qué tipo de autoridad existe en una estructura organizacional?
¿Cuánta autoridad se debe delegar?

Estas preguntas nos llevan a introducirnos en conceptos como la descentralización de la autoridad, que hacen posible que cada departamento funcione en forma fluida, operativa y autónoma, en línea con los objetivos de la empresa.
En cuánto a la diferencia conceptual entre autoridad y poder, el segundo es más amplio y es la capacidad que tiene un individuo o un grupo de personas de influir en las opiniones o acciones de otros y de generar y convocar la respuesta, acciones o hechos buscados.
Autoridad, es un tipo de poder, en el marco de una organización. Es el derecho que tiene quien ocupa un puesto a tomar decisiones discrecionalmente, que afectan a otras personas.
Al hablar de autoridad en el marco de una organización, nos referimos a un tipo de poder legitimado por ocupar determinado puesto de trabajo. La experiencia y los conjuntos de saberes y conocimientos otorgan el poder de ser un referente en el área en la que una persona se desenvuelve.

Empowerment

Definido como la capacidad que tiene una persona o equipo de trabajo de tomar decisiones sin requerir la autorización de sus superiores. Su traducción universalmente aceptada es la de “delegación efectiva”, que a su vez implica que quien toma una decisión asuma las consecuencias de los efectos de la misma.
La oportunidad de desarrollar e implementar en las organizaciones una cultura de trabajo que estimule la autonomía y la responsabilidad en la toma de decisiones, viene dada por un contexto económico global, regional y local muy competitivo, que exige respuestas rápidas y efectivas hacia clientes y proveedores, y por una fuerza de trabajo cada más y mejor preparada.
Al darles a los empleados la oportunidad de involucrarse activamente, participar del proceso de la toma de decisiones, generamos un clima organizacional que estimula el sentido de pertenencia, auto-realización y mayor auto estima.
Una etapa previa e imprescindible para que esto suceda es que esta filosofía de trabajo sea aceptada por todos. Que se trabaje en la consolidación de vínculos avalados por la confianza recíproca, que los canales de comunicación sean fluidos y generosos, al fin de evitar supuestos y malos entendidos.

Autoridad funcional

Este tipo de Delegación de autoridad es (…) el derecho que se delega a un individuo o departamento para controlar procesos, prácticas o políticas específicas u otros asuntos relativos a las actividades que emprenden miembros de otros departamentos (…) En una frase se puede definir como una pequeña parte de la autoridad de un superior de línea.
La autoridad que delega, el presidente de una compañía, “recae” sobre el especialista de Staff o un administrador de otro departamento; profundizando podemos agregar que el Presidente tiene autoridad funcional y la delega a sus asesores o Ejecutivos de Staff, es decir que el Presidente delega el derecho a proponer alternativas de decisión directamente a los órganos de línea. Un ejemplo para entender la autoridad funcional: una COORDINADORA DE MARKETING (especialista en el área) posee una autoridad especializada la que recibe como Delegación de su superior: GERENTE DE MARKETING.
De esta manera debemos tener muy en cuenta, que los STAFF son un punto clave en la organización, son los ASESORES. Los Staff son especialistas que poseen conocimientos, constituyendo la base de los controles funcionales; son beneficiosos para la organización y contribuyen al ÉXITO, efectividad y asesoría en los problemas complejos de la organización.

DESCENTRALIZACION y CENTRALIZACION

La descentralización es la tendencia a distribuir la autoridad de toma de decisiones en una estructura organizada, se trata de una filosofía y “es mas que Delegar”. Hay que tener especial cuidado con la selección de decisiones que se van a desplazar a niveles inferiores, ya que de esto depende el cumplimiento de objetivos de la organización, por eso es imprescindible contar con la aplicación e implementación de políticas, y entre otros, la capacitación de todo el personal de la compañía. Al no delegar, se centraliza. La Centralización, se puede unir al concepto de UNIDAD DE MANDO, donde la autoridad de las actividades sólo se ejercería por los superiores de línea.

DELEGACIÓN DE AUTORIDAD

¿Qué es la delegación de autoridad?
Se ha demostrado que muchos administradores fracasan a causa de una deficiente delegación de autoridad. La delegación es indispensable para que una organización pueda existir. Por ejemplo: nadie en una empresa puede encargarse solo de realizar todas las tareas que fueran necesarias, entonces tampoco es posible que en una empresa, a medida que va creciendo toda la autoridad en la toma de decisiones este a cargo de una sola persona.
Existe un límite al número de personas que los administradores pueden supervisar eficazmente y de las cuales pueden tomar decisiones, el número exacto dependerá de ciertos factores, entre ellos: las cualidades personales del administrador (ágil, facilidad de trato con la gente, capacidad de demandar lealtad y respeto, ser competente y debidamente capacitado). Cuando se supera ese límite, la autoridad debe delegarse a los subordinados, quienes ahora tendrán que tomar decisiones en el área de los deberes que se les han asignado.
En el proceso de delegación hay ciertos principios a seguir:
1-DETERMINAR LOS RESULTADOS ESPERADOS DE UN PUESTO.
2-ASIGNAR LAS TAREAS DE ESE PUESTO.
3-DELEGAR AUTORIDAD PARA EL CUMPLIMIENTO DE ESAS TAREAS.
4-RESPONSABILIZAR A LA PERSONA QUE OCUPA EL PUESTO EN EL CUMPLIMIENTO DE LAS TAREAS

La responsabilidad del superior no puede delegarse, pero el jefe debe hacer responsables a los subordinados en el cumplimiento de las tareas que se les han encomendado. Hay que tener en cuenta que el administrador que delega autoridad no se deshace de ella para siempre, dicha autoridad puede recuperarse en cualquier momento.
Autoridad fragmentada
Esta existe cuando no se puede resolver un problema o tomar una decisión sin que intervenga la autoridad de dos o más administradores. Ellos tendrán que combinar su autoridad para la toma de una decisión, pero la autoridad de cada uno de ellos será “fragmentada”. En las operaciones diarias de una empresa se dan numerosas situaciones de autoridad fragmentada, que para tomar una decisión obliga a la realización de varias reuniones Administrativas. Para resolver este problema se puede remitir la decisión a los niveles superiores hasta que llegue a manos de una persona con la autoridad suficiente para tomar la decisión unilateralmente.

EL ARTE DE LA DELEGACIÓN DE AUTORIDAD

Resulta ineficaz, en muchos casos la delegación de autoridad porque los administradores se resisten a aplicarla. Se ha detectado entre las causas de las fallas administrativas la deficiente práctica de la delegación. El motivo de esto tiene que ver en gran medida con las actitudes personales frente a la delegación de autoridad.
A pesar de que el organigrama de una organización y la descripción de metas y deberes contribuyen a la eficaz aplicación de la delegación de autoridad y además de que los principios de la delegación ofrecen la base necesaria para proceder, ciertas actitudes personales no lo permiten.
Las actitudes personales pueden ser:
1-RECEPTIVIDAD: Es la disposición a conceder que otras personas pongan en práctica sus ideas. El administrador que sabe delegar debe ser capaz de aceptar de buen grado las ideas de los demás, colaborar con ellos y elogiar su inventiva.
2-DISPOSICIÓN A CEDER: Un administrador debe estar dispuesto a ceder a sus subordinados el derecho a tomar decisiones. Uno de los errores más graves de los administradores que ascienden en la jerarquía Ejecutiva es la costumbre de seguir tomando decisiones que corresponden a puestos que ya no les pertenecen y no se dan cuenta de que de esa forma, restan tiempo y atención a decisiones mucho más importantes.
3-DISPOSICIÓN A PERMITIR QUE LOS DEMÁS COMETAN ERRORES: La persistente supervisión del personal para garantizar que nunca se cometan errores, vuelve imposible la verdadera delegación de autoridad, ya que todos cometemos errores, se debe permitir que los cometan y su costo debe considerarse una inversión en su desarrollo personal.
4-DISPOSICIÓN A CONFIAR EN LOS SUBORDINADOS: Los superiores no tienen otra opción que confiar en sus subordinados, ya que la delegación de autoridad implica una actitud de confianza entre unos y otros. En algunos casos los jefes prefieren desconfiar de sus subordinados, cuando en realidad se niegan a ceder porque temen que el éxito de éstos, les quite mérito a ellos o porque ignoran el adecuado control para asegurar el correcto empleo de la autoridad.
5-DISPOSICIÓN A ESTABLECER Y APLICAR CONTROLES AMPLIOS: Los superiores se deben asegurar de que se hace uso efectivo de la autoridad que delegaron en apoyo a las metas y planes de la empresa o departamento.

ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES PARA EL AMBITO GLOBAL

La estructura organizacional, es el marco en el que se desenvuelve la organización, de acuerdo con el cual las tareas son divididas, agrupadas, coordinadas y controladas, para el logro de objetivos.
La importancia de la estructura organizacional en la empresa: es un medio a través del cual se establece la mayor manera de lograr los objetivos de un grupo social, evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad, reduce o elimina la duplicación de esfuerzos al delimitar funciones y responsabilidades. Las estructuras organizacionales da las empresas que operan en el ámbito global son muy distintas. El tipo de estructura por adoptar en cada caso depende de varios factores, como el grado de orientación y compromiso internacional. Se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la organización en cuanto a las relaciones entre los gerentes y empleados.


Organización virtual

Las organizaciones de negocios son básicamente en esencia mecanismos para la coordinación. Existen para guiar el flujo del trabajo, materiales ideas y dinero. La forma en que se organizan esta determinada en gran parte por las tecnologías de coordinación disponibles. La llegada de poderosas computadoras personales, amplias redes electrónicas y nuevas aplicaciones de software son las nuevas tecnologías de coordinación. Este cambia el paradigma de las organizaciones debido a que la información puede ser compartida instantáneamente a un bajo costo por mucha gente en ubicaciones distantes el valor de la centralización y la burocracia disminuye .Los individuos se pueden administrar a si mismos, coordinan su trabajo por medios electrónicos con otros individuos.
Las tecnologías de coordinación permiten de una forma regresar a las organizaciones previas, a la era industrial. Organizaciones pequeñas autónomas realizando transacciones con otras organizaciones pequeñas en el mercado. Pero hay una diferencia crucial entre, ahora gracias a las redes electrónicas las micro organizacionales puede conectarse a grandes bancos de información, tecnologías y mercados financieros ante solo disponibles para las grandes organizaciones. Las organizaciones pequeñas gozan de muchos de los beneficios de las grandes sin perder la flexibilidad enfoque y creatividad.
La organización virtual es un concepto mas bien amplio según el cual un grupo de empresas o personas independientes se conectan entre si por medio de la tecnología de la información, tales empresas pueden ser proveedores, clientes e incluso compañías rivales.
El propósito de las organizaciones virtuales es conseguir acceso a los recursos de otras empresas, obtener flexibilidad, reducir riesgos o responder velozmente a las necesidades del mercado. Pueden carecer de organigrama y hasta de una sede central para sus oficinas

Unidades estratégicas de negocios

También conocida como la UEN, son pequeñas empresas en si mismo establecidas como unidades de un gran compañía par la promoción y manejo de cierto producto o línea de productos como si se tratara de una actividad empresarial independiente.
Para que haga efecto debe cumplir diferentes criterios conflictos: tener una misión y metas propias, definir a los competidores, planes de integración, administrar sus recursos y debe contar con un administrador que apoyado por el personal, ya sea en tiempo parcial o completo, debe desarrollar e instrumentar planes estratégicos y operativos para cada producto.
En fin se trata de una técnica organizacional para la preservación de la atención e impulso empresarial propios de las empresas pequeñas. La principal ventaja es la capacidad de coordinar las diferentes habilidades de producción y de integrarlos. La asignación de recursos a cada UEN puede dar como resultado una inversión insuficiente en las ventajas, las cuales benefician en su totalidad a la organización.

Departamentalización

La Departamentalización es la división del trabajo dentro de una empresa, la división de funciones en unidades específicas, para poder organizarla y que haya una armonía. Los trabajadores van a tener distintas destrezas y habilidades dentro de esta empresa donde hay proyectos y procedimientos establecidos.
También necesitamos de un organigrama, que nos muestra la organización informal. La organización informal es la estructura intencional de funciones en una empresa formalmente dirigida: es la organización planeada. Es decir que nos va a decir quién es el gerente, jefe, analista, asistente, cuantos empleados tiene la empresa, y que actividades realizan.
Dentro de la Departamentalización nos encontramos que no hay un modelo único aplicable a todas las organizaciones o situaciones, sino que varían según las necesidades de la empresa y su contexto. Inclusive se puede utilizar no solo una sino otro tipos dentro de la misma empresa. Existen ventajas y desventajas en lo que es Departamentalización. A continuación explicaremos cada una de ellas.

Departamentalización por Números Simples

Tipo de Departamentalización que fue importantes en la organización de Tribus, Clanes, y como por ejemplo también ejércitos. Generalmente este tipo de Departamentalización no se aplica actualmente, por lo tanto está en desuso.
La utilización de este consiste en agrupar personas que realicen la misma actividad, no importa en dónde y cómo, lo importante es la cantidad o sea el número de personas que realizan la labor, eso determinará el éxito, la calidad se dará por la cantidad.
Las críticas que se le hacen a esta Departamentalización es que la actividad de este recurso ha disminuido por el avance de la tecnología, ya hay demanda de nuevas formas de trabajo y existe gente especializada en determinada labor. También se basa solamente en números, por lo tanto en la actualidad no son tan eficientes como los especializados y por ultimo, porque resulta que se utiliza en la estructura organizacional más baja.

Departamentalización por Tiempo

Su centro esta caracterizado por el tiempo, generalmente los turnos de trabajo son diurnos y no son suficientes, ya sea por la tecnología o las necesidades que demanda la empresa. Los ejemplos que podemos utilizar para explicar esto son: Empresas metalúrgicas que están en constante actividad, hay máquinas que no pueden detenerse y determinadas puntos que no pueden descuidarse. Un hospital que está constantemente recibiendo enfermos, los bomberos y o policías que tienen que estar siempre listos por si ocurre algo; es así como se empiezan a utilizar otro tipos de horarios que son más extendidos, los llamados horarios rotativos.
Las ventajas: en los ejemplos que dimos encontramos procesos que no pueden interrumpirse como la actividad de un hospital, o como en otros casos, gente que necesita trabajar y el único momento que puede es por la noche, ya sea porque estudia o demás.
Las desventajas: en el turno noche puede ocurrir que no exista una buena supervisión de las actividades. Como en el caso de los hospitales puede haber una falta de coordinación y comunicación, las enfermeras atienden a un mismo paciente una en el turno de mañana y la otra por la noche, tiene que existir una comunicación entre ellas, donde cada una sepa la situación que se encuentra el paciente, más allá del parte médico, como saber el ánimo de esa persona. Otro ejemplo sería el de la fabrica en donde nos encontramos que los del turno noche no dejan las maquinas limpias o acordes para el día siguiente, para que sus compañeros continúen con el trabajo en optimas condiciones.

Departamentalización por función empresarial

Este tipo es el que generalmente se lleva a cabo en las empresas. Estas funciones, lo que hacen es generar algo útil y deseable para los demás. Los tres factores importantes, más comunes son:
1- La producción es lo que crea la empresa, lo deseable para el otro. Ya sea un bien o servicio.
2- La venta está focalizada en poder encontrar clientes que acepten y quieran comprar esos bienes o servicios deseables para ellos.
3- El financiamiento sería la manera en que la empresa va a generar, va a obtener un cobro y un gasto, no existe financiamiento sin que exista producción-venta.
El ejemplo que podemos dar es Edenor, (una empresa de electricidad, creada en el año 1992) que vende un servicio a la gente, distribuye energía, por lo que la produce, la vende y la financia.
Otro ejemplo en una empresa textil, esta produce su materia prima la vende y la financia.
Las distribuidoras en cambio no generan la materia prima, sino que distribuyen, compran, venden y financian.
Lo que queremos explicar con estos ejemplos es que los organigramas van a variar según lo que realice la empresa. El organigrama es funcional a la empresa, y por lo tanto no todos van a tener los mismos intereses.
Aquí se empiezan a presentar algunas diferencias: en los hospitales no nos vamos a encontrar con este tipo de organigrama (producción-compra-venta-financiamiento), porque si nos ponemos a pensar un Hospital o como también puede ser una Iglesia no se basa en eso, aunque no podemos decir que están ausentes, sino que no están especializados. Se utiliza otro tipo de Departamentalización y por lo tanto otro tipo de organigrama.
La Departamentalización por función empresarial es utilizada a menudo en las organizaciones y se halla en las estructuras organizacionales de casi todas las empresas.

Departamentalización territorial o geográfica

Es especialmente apropiada para compañías de gran escala u otras empresas con actividades física o geográficamente dispersas. Aunque podría ocurrir, que aunque con actividades centradas en un mismo punto, en una planta el personal del departamento de seguridad reciba asignaciones de acuerdo con el criterio territorial y que por ejemplo se designe un vigilante para el acceso oeste y otro para el acceso sur. Otro ejemplo que utiliza este tipo de Departamentalización serian las empresas privadas cuando en zonas geográficas diferentes se realizan operaciones similares, como en el caso del ensamble de automóviles, comercio de mayoreo y al detalle y refinación de petróleo.
La departa mentalización territorial se aplica por lo general a ventas y producción, no a finanzas, función que suele centralizarse en las oficinas generales de la compañía.
Dentro de las ventajas podemos ver que se delega responsabilidad a niveles inferiores y que se mejora la coordinación en una región. Y si nos referimos a las desventajas, podemos informar que se requiere de más personas con capacidad de gerente general y que se complica el control por parte de la alta dirección.
Departamentalización por tipo de clientes
Es el grupo de actividades que responde a un interés primordial en los clientes, estos constituyen la base sobre la cual se agrupan las actividades cuando en una empresa, las actividades a favor de sus clientes, son puestas bajo la responsabilidad de un jefe de departamento.
Dueños y administradores de empresas suelen organizar las actividades de esta manera cuando les interesa responder a los requerimientos de grupos de clientes claramente definidos, en tanto que en las instituciones educativas es costumbre que se impartan cursos regulares y opcionales destinados a diferentes grupos de estudiantes.
Dentro de las ventajas podemos ver que se alienta la concentración en las necesidades de los clientes y que se hace sentir al cliente que cuenta con un proveedor comprensivo. Y si nos referimos a las desventajas, podemos informar que no siempre es posible definir claramente grupos de clientes y que se requiere de administradores y equipo de soporte expertos en problemas de los clientes.

Departamentalización por procesos o equipo

Se aplica fundamentalmente a los procesos de manufactura de un departamento o con determinado equipo. En las empresas manufactureras es común que las actividades se agrupen en torno a un proceso o tipo de equipo, esta generación de Departamentalización puede constatarse en la agrupación de los pasos de un proceso de pintura o galvanoplastia o en la congregación de troquelados o tornos automáticos en cierta área de una planta.
Esta departa mentalización supone la reunión en un mismo punto de personas y materiales para el cumplimiento de una operación en particular. Un ejemplo común de la Departamentalización por equipo es de los departamentos de procesamiento electrónico de datos. Puesto que, dada su creciente capacidad, las instituciones necesarias para el procesamiento de datos son cada vez más costosas y complejas.
Dentro de las ventajas podemos ver que hay ventaja económica, que se simplifica la capacitación y que se usa tecnología especializada .Y si nos referimos a las desventajas, podemos informar que se dificulta la coordinación de departamentos y la responsabilidad de las utilidades recae en la cima.
Departamentalización por productos
Dicha departa mentalización ha cobrado importancia en empresas de gran escala y multiplicidad de líneas de productos, permitiendo que se vea como un proceso evolutivo. Anteriormente las compañías que adoptaban esta modalidad de Departamentalización se hallaban organizadas por función empresarial. No obstante, su crecimiento impone problemas de dimensiones a gerentes de producción y ventas y servicio, así como a ejecutivos de ingeniería. Llegado este punto, se hace necesaria la reorganización sobre la base de la división de productos. Esta estructura permite a la dirección general delegar a un ejecutivo divisional amplia autoridad sobre las diferentes funciones relativas a determinado producto o línea de productos.
Dentro de las ventajas podemos ver que se concentra atención y esfuerzos en la línea de productos y se proporciona un campo de capacitación medible para gerentes generales. Y si nos referimos a las desventajas, se requiere de más personas con capacidad de gerente general y que se complica el control por parte de la alta dirección.

Organización Matricial

Es un tipo de Departamentalización. Su esencia es normalmente la combinación en la misma estructura organizacional de los patrones de Departamentalización funcional y de proyectos y productos.
Esta modalidad es común sobre todo en las áreas de ingeniería, de investigación y desarrollo, pero también se utiliza en las áreas de organización de comercialización de productos.
Se comenzó a utilizar a medida que las compañías y clientes se iban interesando cada vez mas en los resultados finales, ya sea un producto final o un proyecto terminado y han surgido presiones para establecer las responsabilidades de asegurar esos resultados finales. Esto puede lograrse mediante la organización en las líneas tradicionales de departamentos de productos.
Una variante práctica es elaborar una rejilla o matriz para situar a ciertos administradores a cargo de departamentos funcionales y a otros a cargo de proyectos o productos. Esta rejilla representa una duplicación del mando. Pero cuando algo marcha mal, es muy difícil saber de donde proviene el problema.
Ventajas: Se orienta a resultados finales. Se mantiene la identificación personal. Se precisa la responsabilidad de utilidades por producto.
Desventajas: Se dan conflictos en la autoridad organizacional y desequilibrio en el poder. Posibilidad de fragmentación del mando. Se requiere de administradores con habilidades en recursos humanos. Necesidad de abundantes y prolongadas reuniones.